Analizy prawne

7 czerwca 2022 roku do Sejmu wpłynął rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Projekt m.in. dotyczy wprowadzenia na stałe do Kodeksu pracy możliwości wykonywania pracy zdalnej. W dniu 27 stycznia 2023 roku Prezydent Rzeczypospolitej Polskiej podpisał wyżej wskazaną ustawę. Omówienie najważniejszych zmian wprowadzonych nowelizacją kodeksu pracy znajdziecie Państwo poniżej.

Dotychczas przyjętym w polskim porządku prawnym rozwiązaniem, odnoszącym się do pracy „zdalnej”, była tzw. telepraca. Rozwiązania te nie cieszyły się jednak szerokim zainteresowaniem, dlatego ustawodawca zamierza je usunąć z polskiego porządku prawnego. W związku z trwającą pandemią Covid-19 polski ustawodawca zdecydował się na wprowadzenie innego zestawu rozwiązań dotyczących pracy zdalnej. Są to jednak regulacje o charakterze przejściowym, związanym z obowiązywaniem stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego. Niezależnie od tymczasowości postanowień art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem Covid-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, spotkały się one z szerokim zastosowaniem w stosunkach pracowniczych, stąd projektodawca zdecydował wprowadzić regulację dot. pracy zdalnej na stałe do polskiego porządku prawnego. Należy przy tym zaznaczyć, że projektowane zmiany nie będą wyłącznie powtórzeniem regulacji ustawy z dnia 2 marca 2020 r., a stanowić mają kompleksową regulację relacji pracodawca-pracownik, z uwzględnieniem stałego charakteru nowych rozwiązań prawnych, dlatego też omawiana regulacja jest obszerna i dość formalistyczna.

W pierwszej kolejności należy przedstawić, co projektodawca rozumie pod pojęciem „pracy zdalnej”. Zgodnie z projektowanym art. 67¹⁸ k.p. „praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna)”. Pracą zdalną będzie więc praca wykonywana, co najmniej częściowo, w miejscu wskazanym przez pracownika (lecz uzgodnionym każdorazowo z pracodawcą). Powyższe oznacza, iż praca będzie mogła być wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy jako praca zdalna albo też tylko częściowo jako praca zdalna, np. 3 dni w tygodniu w siedzibie pracodawcy i 2 dni w miejscu zamieszkania pracownika. Kluczową częścią wyżej wskazanej definicji jest miejsce wykonywanej pracy i sposób jego ustalenia. W świetle art. 67¹⁸ k.p. pracownik, który całość lub część swoich obowiązków służbowych wykonuje poza zakładem pracy, nie będzie pracownikiem wykonującym pracę zdalną, jeśli jego miejsce świadczenia pracy zostało wskazane przez pracodawcę i uzgodnione z pracownikiem (w umowie o pracę) lub zostało wskazane doraźnie na mocy polecenia pracodawcy (np. polecenie pracownikowi podróży służbowej).

Wskazać należy na fakt, iż zakres zastosowania pracy zdalnej będzie mógł być szerszy niż obowiązującej telepracy, przede wszystkim z uwagi na brak wymogu świadczenia pracy regularnie oraz brak konieczności przekazywania pracodawcy wyników pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Praca zdalna będzie mogła bowiem być wykonywana z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, co oznacza nie tylko środki komunikacji elektronicznej, ale także np. telefon, fax, komunikatory internetowe, a nawet bez użycia takich środków (np. analiza dokumentów).

Praca zdalna będzie mogła być wykonywana na podstawie:

1. uzgodnienia, do którego doszło:
   • przy zawieraniu umowy o pracę,
   • w trakcie zatrudnienia,
2. polecenia pracodawcy, jednakże tylko w okresie:
   • obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
   • w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej

– a pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej (oświadczenie to jest niepodważalne i nieweryfikowalne przez pracodawcę), że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej,

3. wniosku pracownika, jednakże tylko okazjonalnie, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym (tzw. okazjonalna praca zdalna).

W przypadku, w którym do uzgodnienia dotyczącego pracy zdalnej będzie miało dojść w czasie trwania zatrudnienia, wskazane uzgodnienie będzie mogło być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika. Co do zasady wniosek pracownika nie będzie dla pracodawcy wiążący. W określonych jednak sytuacjach (tj. jeżeli wniosek składać będą podmioty szczególnie chronione przez prawo pracy – chociażby pracownik-rodzic dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności) wniosek ten będzie dla pracodawcy wiążący, chyba że praca zdalna nie będzie możliwa ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

W odniesieniu do wykonywania pracy zdalnej na podstawie polecenia należy zaznaczyć, iż pracodawca będzie mógł w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej, przy czym cofnięcie polecenia będzie mogło zostać dokonane z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem. Natomiast w przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej dalsze wykonywanie pracy zdalnej, pracownik będzie zobowiązany poinformować o tym niezwłocznie pracodawcę. W takim przypadku pracodawca niezwłocznie cofnie polecenie wykonywania pracy zdalnej.

            Pracodawca zobowiązany będzie do określenia zasad wykonywania pracy zdalnej w formie porozumienia zawieranego z zakładową organizacją związkową albo w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy (gdy u pracodawcy nie działają związki zawodowe). Regulamin będzie także właściwą formą określenia zasad pracy zdalnej, gdy pracodawca nie osiągnie konsensusu z organizacją związkową w ustawowym terminie co do treści porozumienia.

Wykonywanie pracy zdalnej będzie dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie albo nie został wydany regulamin. W takim przypadku pracodawca określać będzie zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej, albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

W wyżej wskazanych aktach będzie wymagane określenie wielu kwestii związanych z pracą zdalną, jak chociażby grupy pracowników, którzy będą mogli być pracą zdalną objęci, zasad pokrywania koszów związanych z pracą zdalną, w tym energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych (alternatywnie poprzez wprowadzenie ryczałtu), zasad ustalania ekwiwalentu pieniężnego z tytułu korzystania przez pracownika z własnego urządzenia technicznego, zasad porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną, zagadnień związanych z BHP, czy też z ochroną danych osobowych.

Pracownikowi wykonującemu pracę zdalną pracodawca będzie obowiązany przekazać informacje obejmujące co najmniej określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną oraz wskazanie osoby lub organu odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

W przypadku podjęcia pracy zdalnej na podstawie uzgodnienia zawartego w trakcie trwania stosunku pracy, każda ze stron umowy o pracę będzie mogła wystąpić z wiążącym wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Strony będą mogły ustalić termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia, przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następować będzie w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Podkreślenia wymaga fakt, że pracodawca nie będzie mógł wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy przez pracownika szczególnie chronionego przez prawo pracy, chyba że dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

W związku z wykonywaniem pracy zdalnej pracodawca obowiązany będzie:

1. zapewnić materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
2. zapewnić instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z wyżej wymienionymi czynnościami;
3. zapewnić szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
4. pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
5. pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie lub poleceniu mającym za przedmiot warunki wykonywania pracy zdalnej.

Strony umowy o pracę będą mogły jednak ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę. W takim przypadku pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługiwać będzie ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Ciążący na pracodawcy obowiązek pokrycia określonych kosztów lub wypłaty ekwiwalentu będzie mógł być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiadać będzie przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną.

Projektodawca duży nacisk kładzie na zapewnienie niedyskryminacyjnych warunków pracy dla pracowników wykonujących pracę zdalną. Wyrazem zamierzeń projektodawcy są regulacje dotyczące między innymi:

1. zakazu, zgodnie z którym określone decyzje pracownika, w przedmiocie (nie)wykonywania pracy zdalnej, nie będą mogły stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę.
2. zakazu mniej korzystnego (w porównaniu do innych pracowników zatrudnionych przy takiej samej lub podobnej pracy) traktowania pracownika wykonującego pracę zdalną w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej,
3. zakazu jakiejkolwiek dyskryminacji pracownika z powodu wykonywania przez niego pracy zdalnej, jak również z powodu odmowy wykonywania takiej pracy,
4. obowiązku pracodawcy umożliwienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktowania się z innymi pracownikami oraz korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników.

Wskutek licznych postulatów ze strony organizacji pracodawców, w projekcie znalazła się regulacja dotycząca okazjonalnej pracy zdalnej. Należy podkreślić, iż ma być to forma pracy zdalnej wykonywanej częściowo, która z uwagi na swój szczególny charakter (tj. incydentalność jej wykonywania oraz fakt jej wykonywania wyłącznie ze względu na potrzeby pracownika) zostanie unormowana w sposób odmienny.

Praca zdalna będzie mogła być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Specyfika pracy zdalnej incydentalnej powoduje, że projektodawca zdecydował się na wyłączenie w stosunku do niej części przywołanych wyżej, regulacji. Wyłączone przepisy dotyczą m. in.:

1. ustalenia zasad wykonywania takiej pracy zdalnej w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub regulaminie,
2. przekazania przez pracodawcę dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia pracownika,
3. możliwości efektywnego wycofania się przez każdą ze stron z wykonywania pracy zdalnej,
4. obowiązku pracodawcy zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycia wymienionych w projekcie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, a także zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi narzędzi pracy. 

Jak można było przypuszczać, założenie unormowania pracy zdalnej na stałe w polskim porządku prawnym legło u podstaw formalistycznej regulacji pracy zdalnej, którą można porównać do niecieszącej się powodzeniem instytucji telepracy. Z pewnością, z uwagi na zmianę podejścia do wykonywania pracy z domu przez pracodawców, którą paradoksalnie zawdzięczamy pandemii Covid-19, instytucja pracy zdalnej nie będzie należała do martwych, choć określenie zasad jej wykonywania w formie regulaminów (tudzież porozumień), będzie nastręczać trudności. Sposobem na ominięcie konieczności wprowadzania tych regulacji, byłaby okazjonalna praca zdalna, gdyby tylko ustawodawca przewidział więcej dni w roku kalendarzowym, w których może być wykonywana. W ocenie autorów artykułu ta niewielka liczba dni pracy, będzie dla sporej części pracodawców niewystarczająca, stąd powstanie potrzeba wdrożenia pracy zdalnej w formie wewnątrzzakładowego aktu prawa pracy.