Dostęp do informacji publicznej e-mailem?

1 stycznia 2022 r. minie 20 lat funkcjonowania regulacji prawnych zapewniających zainteresowanym dostęp do informacji publicznej. Mimo tego, nadal wiele zagadnień budzi kontrowersje i oceniana jest różnie przez orzecznictwo sądowe. Jednym z nich jest dopuszczalna forma złożenia wniosku.

Przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjne wykonują zadania publiczne. W konsekwencji, są co do zasady zobowiązane do udostępnienia informacji publicznej na podstawie art. 4 ust. 1 pkt 5 ustawy z 6 września 2001 roku – o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz.U. z 2020 r., poz. 2176; dalej jako „u.d.i.p.”).

Zawarte w ustawie zasady udostępniania i odmowy udostępnienia informacji publicznej stosuje się odpowiednio do rozstrzygnięć przedsiębiorstw wodociągowo-kanalizacyjnych, jako podmiotów niebędących organami administracji publicznej (art. 17 ust. 1 u.d.i.p.). Wiąże się to z określonymi konsekwencjami, w tym z możliwością zaskarżenia decyzji przedsiębiorstwa do sądu administracyjnego. Dlatego istotnym jest, aby przedsiębiorstwa zdawały sobie sprawę z ciążących na nich obowiązków o charakterze procesowym.

W dobie postępującej informatyzacji kontaktów (także z podmiotami publicznymi), przyspieszonej zwłaszcza przez trwającą pandemię, petenci często rezygnują ze składania podań drogą tradycyjną. Dzieje się tak również w przypadku wniosków o udostępnienie informacji publicznej. Na pierwszy rzut oka najprostszą drogą zdaje się być wysłanie zwykłego e-maila zawierającego żądanie bądź też e-maila zawierającego załącznik – skan pisma z wnioskiem strony. Przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjne, które otrzymują taki wniosek muszą odpowiedzieć sobie na pytanie, czy taka forma wniosku o udostępnienie informacji publicznej jest wystarczająca i w związku z tym – jak należy postąpić?

Zgodnie z art. 63 §1 zd. 1 i 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2021 r., poz. 735; dalej jako „k.p.a.”): „Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) wnosi się na piśmie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu. Podania utrwalone w postaci elektronicznej wnosi się na adres do doręczeń elektronicznych.”. Jednocześnie, zgodnie z art. 14 §1a zd. 2 k.p.a.: „Pisma utrwalone w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej ze wskazaniem w treści pisma osoby opatrującej pismo pieczęcią.”.

Należy zatem stwierdzić, że na gruncie przepisów ogólnych procedury administracyjnej dopuszcza się wnoszenie podań w formie dokumentu elektronicznego, ale tylko o ile są podpisane zgodnie z zasadami określonymi w kodeksie. 

Zgodnie z art. 10 ust. 2 u.d.i.p.: „Informacja publiczna, która może być niezwłocznie udostępniona, jest udostępniana w formie ustnej lub pisemnej bez pisemnego wniosku.”. 

Spór co do formy wniosku o udostępnienie informacji publicznej koncentruje się zatem wokół dwóch zagadnień:

1. czy w zakresie warunków formalnych wniosków o udostępnienie informacji publicznej u.d.i.p. zawiera regulację szczególną oraz
2. czy w związku z brakiem wskazania wymogów formalnych dla wniosku o udostępnienie informacji publicznej w u.d.i.p. może być on całkowicie odformalizowany, a dokładnie – nie spełniać wymogów dla formy elektronicznej określonej w k.p.a.?

Sądy wypowiadają się różnie na temat dopuszczalnej formy wniosku o udostępnienie informacji publicznej.

Zarówno w doktrynie jak i w orzecznictwie można w analizowanym obszarze znaleźć całkowicie sprzeczne stanowiska.

Przykładowo, w wyroku z dnia 27 maja 2020 roku Naczelny Sąd Administracyjny (sygn. akt: I OSK 1622/19) stwierdził, iż : „Nie budzi wątpliwości, że za wniosek pisemny w rozumieniu art. 10 ust. 1 u.d.i.p. uznać należy przesłanie go pocztą elektroniczną (e-mailem) i to nawet wtedy, gdy do jego autoryzacji nie zostanie użyty podpis elektroniczny.”. 

Z kolei w wyroku z 19 czerwca 2020 roku (sygn. akt: I OSK 1777/19), czyli zapadłym kilka tygodni później, Naczelny Sąd Administracyjny wskazał: „Wniosek o udostępnienie informacji publicznej, w wyniku którego zapadają decyzje w przedmiocie dostępu do informacji publicznej, wniesiony za pośrednictwem poczty e-mail, wymaga zachowania formy przewidzianej w k.p.a., w tym podpisu podmiotu składającego wniosek.”. 

Chociaż przytoczone stanowiska NSA są ze sobą sprzeczne, podkreślić należy, że w świetle obu wniosek złożony e-mailem nie może pozostać bez rozpoznania z uwagi na brak podpisu wnioskodawcy (czyli niezachowania formy elektronicznej określonej w k.p.a.). Do rozważenia pozostaje jedynie, czy po otrzymaniu wniosku złożonego przez e-mail należy wezwać wnioskodawcę do uzupełnienia braku formalnego w postaci braku podpisu, czy rozpoznać wniosek zgodnie z żądaniem.

W związku ze szczególnym charakterem postępowania i brakiem konieczności wykazywania jakiegokolwiek interesu w dostępie do informacji publicznej należy raczej przyjąć, że wniosek może być maksymalnie odformalizowany. A więc w przypadku, gdy informacji można udzielić niezwłocznie (a zatem nawet bez pisemnego wniosku), wniosek złożony w formie zwykłego e-maila bądź też wniosku pisemnego załączonego do wiadomości e-mail tym bardziej powinien zostać rozpatrzony.

Sytuacja będzie kształtować się oczywiście inaczej, jeśli wniosek obejmuje informację publiczną wymagającą przetworzenia.

Trzeba jednocześnie pamiętać, że pomimo odformalizowania samego wniosku o udostępnienie informacji publicznej, przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne przy wydawaniu decyzji o odmowie udzielenia informacji jest zobowiązane do zachowania warunków wynikających z k.p.a. Jest zatem m.in. zobowiązane, do doręczenia decyzji w jeden ze sposobów określonych w art. 39 i 39¹ k.p.a.

Na koniec należy zwrócić uwagę, że do doręczeń dokonywanych przez przedsiębiorstwa wodociągowo kanalizacyjne (inne niż samorządowe zakłady budżetowe, jednostki samorządu terytorialnego bądź ich związki) art. 39¹ k.p.a. stosuje się w brzmieniu dotychczasowym, zgodnie z przepisami przejściowymi ustawy z dnia 18 listopada 2020 roku – o doręczeniach elektronicznych aż do 1 stycznia 2025 roku (t.j. Dz.U. z 2020 r., poz. 2320). Powyższa ustawa zmienia bowiem m.in. zasady doręczania pism w postępowaniu administracyjnym. Jako regułę przyjmuje e-doręczenia poprzez usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Ustawodawca przewidział czas na dostosowanie się do nowych przepisów. Data powstania obowiązku stosowania się do nowych zasad dla jednostek samorządu terytorialnego, ich związków i zakładów budżetowych to 1 stycznia 2024 roku, natomiast dla przedsiębiorstw wodociągowo-kanalizacyjnych stanowiących własność jednostek samorządu terytorialnego – 1 stycznia 2025 roku.