W dniu 12 lipca 2019 roku weszła w życie ustawa z dnia 22 listopada 2018 roku o dokumentach publicznych. Niektóre z postanowień tejże ustawy, w tym w szczególności te dotyczące kopiowania dokumentów mogą być opacznie rozumiane. Warto zatem im się dokładniej przyjrzeć, tym bardziej, że kwestia kopiowania dowodów osobisty, jak wiemy, pojawia się również w praktyce przedsiębiorstw wodociągowo-kanalizacyjnych.

Wspomniana na wstępie ustawa wprowadza legalną definicję dokumentu publicznego, zgodnie z którą dokument publiczny to dokument, który służy do identyfikacji osób, rzeczy lub potwierdza stan prawny lub prawa osób posługujących się takim dokumentem, zabezpieczony przed fałszerstwem i wytwarzany według wzoru określonego w przepisach prawa powszechnie obowiązującego albo którego wzór graficzny i forma zostały zatwierdzone przez podmiot realizujący zadania publiczne uprawniony na podstawie odrębnych przepisów i który jest zgodny z wymogami dla blankietu tego dokumentu określonymi w przepisach prawa powszechnie obowiązującego.

Warto zauważyć, że prawodawca do dokumentów publicznych wprost zaliczył m.in.:

  • dowód osobisty,
  • paszport,
  • odpisy zupełne lub odpisy skrócone aktów urodzenia, małżeństwa lub zgonu,
  • prawo jazdy.

Ponadto, w ustawie zdefiniowano pojęcie repliki dokumentu publicznego, która oznacza odwzorowanie lub kopię wielkości od 75% do 120% oryginału o cechach autentyczności dokumentu publicznego lub blankietu dokumentu publicznego, z wyłączeniem kserokopii lub wydruku komputerowego dokumentu publicznego wykonanych do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, dla której dokument publiczny został wydany.

Ustawa wprowadziła również nowy typ czynu zabronionego. Jak głosi bowiem art. 58 omawianej ustawy: „Kto wytwarza, oferuje, zbywa lub przechowuje w celu zbycia replikę dokumentu publicznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.”

Połączenie wszystkich ww. przepisów i ich pobieżna lektura może – niestety – prowadzić do przekonania, że samo skserowanie np. dowodu osobistego jest czynem zabronionym, za którego popełnienie grozi kara nawet dwuletniego więzienia. Nic bardziej mylnego! Samej kserokopii lub skanowi dokumentu publicznego nie można przypisać waloru repliki dokumentu publicznego, bowiem nie posiadają one cech autentyczności.

Za ksero dowodu osobistego zatem –  na szczęście –  do więzienia nie pójdziemy. Czy to jednak oznacza, że przedsiębiorcy, w tym również spółki wodociągowo-kanalizacyjne mogą w sposób dowolny i swobodny kserować dowody osobiste lub inne dokumenty, np. przy okazji zawierania umów z odbiorcami usług?

Na wyżej postanowione pytanie odpowiedź nie jest już tak oczywista. Zasadność skserowania lub zeskanowania jakiegokolwiek dokumentu należy tutaj ocenić przez pryzmat przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Warto zauważyć, że poprzez skserowanie dowodu osobistego zbiera się szereg danych osobowych, takich jak imię, nazwisko, PESEL, data i miejsce urodzenia, imiona rodziców  płeć, wiek, zdjęcie. Nie wszystkie z tych danych są potrzebne np. do zawarcia umowy o zaopatrzenie w wodę, niemniej wszystkie z tych danych podlegają tej samej ochronie wynikającej z RODO.

Kserując lub skanując dokument zawierający dane osobowe warto odpowiedzieć sobie na pyutanie, czy konkretny cel w jakim zbiera się dane osobowe uzasadnia zebranie wszystkich danych wskazanych na konkretnym dokumencie. Właściwa odpowiedź na to pytanie pozwoli postępować w zgodzie z jedną z podstawowych zasad wynikających z RODO, a więc tzw. zasadą minimalizmu, zgodnie z którą dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.

Ostatnie wpisy

Taryfy: przekazywanie zadań własnych przez gminy

Analizy prawne

Przygotowując się do rozpoczęcia kolejnej kampanii taryfowej przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjne powinny rozpocząć pracę...

25-11-2020

Czytaj więcej

Konsultacje społeczne VI AKPOŚK

Aktualności

Termin na podjęcie przez rady gmin tzw. uchwał aglomeracyjnych upływa 31 grudnia...

13-11-2020

Czytaj więcej

Usługi hurtowe - podstawowe zasady

Analizy prawne

Hurt – tak w skrócie, a zarazem potocznie, określa się sytuację, w której...

12-11-2020

Czytaj więcej