Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w majowym wydaniu newslettera dla inspektorów ochrony danych osobowych zajął się kwestią przechowywania przez przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjne kopii aktu notarialnego w związku z zawieraniem umów o zaopatrzenie w wodę lub odprowadzanie ścieków. Czy przedsiębiorstwo może przechowywać kopię aktu notarialnego potwierdzającego tytuł odbiorcy usług do nieruchomości?
Art. 6 ust. 4 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków stanowi jasno:
Umowa o zaopatrzenie w wodę lub odprowadzanie ścieków może być zawarta z osobą, która posiada tytuł prawny do korzystania z nieruchomości, do której ma być dostarczana woda lub z której mają być odprowadzane ścieki, albo z osobą, która korzysta z nieruchomości o nieuregulowanym stanie prawnym.
W najnowszej opinii UODO, przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne nie ma podstaw prawnych, by na potrzeby zawarcia umowy o zaopatrzenie w wodę lub odprowadzanie ścieków przechowywać kopię aktu notarialnego potwierdzającego tytuł prawny do nieruchomości.
Prezes UODO słusznie zauważył, że przepisy ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków, a konkretnie przywołany art. 6 ust. 4, nie uprawniają przedsiębiorstw wodociągowo-kanalizacyjnych do kopiowania i przechowywania aktów notarialnych, z których wynika tytuł prawny do nieruchomości. Wystarczające jest bowiem, aby na potrzeby zawarcia umowy tytuł prawny został jedynie okazany.
W powyższym kontekście, warto przypomnieć jedną z podstawowych zasad dotyczących przetwarzania danych osobowych jaką jest zasada minimalizacji danych. Zgodnie bowiem z art. 5 ust. 1 lit c) RODO: „Dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane ("minimalizacja danych")”. Oznacza to zatem, że administrator danych osobowych – a takim niewątpliwie jest każde przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne w zakresie danych osobowych odbiorców usług – nie powinien zbierać danych osobowych w sposób nadmiarowy, lecz ograniczyć się wyłącznie do danych, które są mu niezbędne do zrealizowania konkretnego celu.
